Apostila de Secretária

MATERIAIS

Apostila para Secretárias

“Uma(um) secretária(o) eficiente e bem organizada(o) terá um valor incalculável para o bom andamento do Clube de Desbravadores.”

Pré-requisito de uma(um) boa(bom) secretária(o):

· Ser uma pessoa educada(o), prestativa(o), pontual e organizada, disposta(o) a prestar as informações que se fizerem necessárias.

Na ausência do Diretor e dos Associados, a Secretária(o) assume a direção do Clube.

DEVERES DA(O) SECRETÁRIA(O):

· Enviar PONTUALMENTE o relatório mensal do Clube para sua associação. Este deve ser entregue, de preferência em mãos, com copia para ser protocolada pela secretária do campo de preferência no máximo 5 dias antes da data final estipulada pelo campo.

· Manter o cadastro dos desbravadores, inclusive diretoria ATUALIZADO na associação. O não cumprimento deste item poderá impedir a participação de desbravadores em eventos promovidos pela Região ou Associação.

· Manter uma pasta com: Ficha cadastral de cada membro do Clube com TODAS as informações preenchidas, foto atual, xerox RG ou certidão de nascimento. Juntamente com o Educador de Saúde preencher a ficha médica e manter atualizada.

· Manter o diretor informado de toda a programação realizada pela Região ou Associação. Tais como: Reuniões e cursos.

· Ser responsável por toda correspondência do clube.

· Enviar copia do Planejamento Anual do Clube para a secretária da Região e da Associação (de preferência em papel timbrado do Clube, digitado ou em letra legível) e comunicar as alterações que forem feitas durante o ano.

· Manter em perfeita ordem todas as atas do Clube. Tais como: Reunião de Diretoria, reunião com os pais, reunião normal do clube. As atas devem conter: Data, membros presentes, quem orou, assuntos tratados, decisões tomadas e etc... A ata dos eventos deve conter: Data, local, participantes e o que aconteceu.

· Quando for necessário fazer inscrições para algum curso ou evento da Região ou Associação, é responsabilidade da(o) secretária(o) enviar uma relação com os nomes completos dos participantes e data de nascimento, (digitada ou em letra legível), o ideal seria que todos enviassem nos formulários especificamente preparados para o evento.

· Providenciar a relação para o Seguro que deve ser feito em todas as saídas com o Clube. Sugestão de seguradora: -Unibrás, telefone: 0800-128488.

· Providenciar autorização por escrito, da comissão da igreja para TODAS as saídas com o Clube. Providenciar autorização dos pais, também por escrito, para TODOS os desbravadores menores de idade: Homens com menos de 18 anos e mulheres com menos de 21 anos. Obs: Uma autorização para cada saída.

· Quando houver saídas com o Clube, a secretária deverá levar a pasta de documentos de todos os membros do Clube com: Ficha cadastral com foto, copia dos documentos e ficha médica.

· Conferir todos os relatórios das unidades e fazer o controle da pontuação da mesma.

· Buscar no almoxarifado da Associação, as copias de relatórios e fichas cadastrais quando necessário.

· Manter uma agenda com todos os telefones necessários. Tais como: Associação, Regional, Secretária da Região, Distrital, outros Diretores, ect...

· Ligar para a Secretária da Região e agendar visitas, provas orais e investiduras com o Regional e o Distrital.